Человеческий ум любит, когда на день составлен точный план действий – таким образом, простой акт планирования освобождает людей от бремени незавершенных задач. Если ежедневный график бизнес-леди и электронный почтовый ящик находятся в полном беспорядке, она часто остается в состоянии паралича из-за большого объема нерешенных задач, которые необходимо держать в уме. В этом вопросе женщине могут помочь обычные памятки. Психолог Дэвид Аллен исследовал вопросы личной производительности людей и создал целую систему, которая позволит людям делать дела вовремя.
Сердцем системы является способ организации вещей (которые нужно сделать), основанный работе с занятыми людям и помощи им в поиске времени для вещей, которые они действительно хотят делать. Через десять лет спустя после того как книга Аллена, посвященная этой теме, была впервые опубликована в 2001 году, научные исследования догнали гуру производительности и показали, почему именно его система настолько популярна и так эффективна.
Основным принципом Аллен считает ведение системы памяток, в которые человек должен записывать все, что должен помнить, и эффективной подачи их. Это, казалось бы, простая техника базируется на гораздо большем, чем просто список дел. «Эффективная подача», подразумеваемая Алленом, значит систему из трех частей: архива, где хранятся вещи, которые могут понадобиться в один прекрасный день; списка текущих задач, в котором все данные хранятся в виде действий; и «файла затруднений» из 43 папок, в котором нужно организовать напоминания о развлечениях (43 папки - для следующего тридцать одного дня, плюс ближайших 12 месяцев).
Текущий список задач является особым видом списка дел, потому что все задачи, определены действиями, которые необходимо предпринять, чтобы добиться прогресса в них. Эта простая идея является весьма эффективной в оказании помощи при решении задач из списка дел. В качестве примера, можно попробовать собрать сложные элементы из собственного списка дел и пересмотреть их, пока они не станут чем-то, что на самом деле включает в себя перемещение одной из конечностей человека. Какая-нибудь необходимая, но неинтересная памятка, такая как «Организация нового забор для сада» превращается в «Позвонить соседу и спросить, кто чинил его забор». Или, еще лучше, с дальнейшими уточнениями о том, как двигать пальцами: «Набрать номер и спросить у Марка, кто чинил его забор».
Разбиение каждой задачи на составляющие её отдельные действия позволяет конвертировать свою работу на действия, которые можно либо физически сделать, либо счастливо забыть о них, зная, что эти дела находятся где-то в системе памяток. Каждый день человек берет в руки папку на этот день и либо выполняет пункт, либо откладывает его в другую папку для будущего дня или месяца.
Так в чем же психологические причины, поддерживающие теорию? Рой Баумайстер из университета штата Флорида был заинтересован в старом явлении, называемом эффектом Зейгарника - склонности женского ума зацикливаться на незавершенных задачах и забывать их, как только они закончены. Например, складывая цифры в уме, люди хорошо помнят каждый этап действия, но как только результат будет получен, все детали забываются.
Таким образом, невыполненные цели вмешиваются в способность выполнять последующие задачи. Ученые обнаружили, что люди хуже справлялись с задачами, требующими раздумий, когда они были лишены возможности доделать простую разминочную задачу - потому что она застряла в их активной памяти. Тогда ученые позволили некоторым людям строить планы о том, как закончить разминочную задачу. В результате, эти люди были освобождены от отвлекающего эффекта и успешно справлялись с основным заданием.
Итак, вместо того, чтобы удалять задачи из своего поля зрения, завершая их, исследователи предлагают просто иметь хороший план, когда и как их сделать. Сам акт составления системы памяток, удовлетворяет «зуд», который держит незавершенные задачи в человеческой памяти.