Квалификационные характеристики по каждой должности (профессии) включают в себя три раздела:
Раздел 1 - "Должностные обязанности", - включают основные функции по должности (профессии), которые отражают деятельность специалиста, исходя из производственного технологического процесса работы и взаимосвязи с другими видами деятельности, что дает возможность оптимального распределения полных или частичных обязанностей согласно специализированным характеристикам работников каждого в отдельности.
Раздел 2 - "Требования по должности (профессии)" - включает основные требования, которые может предъявлять работодатель к работнику по определенным его практическим навыкам и знаниям, и которые специалист обязан уметь применить при исполнении своих прямых должностных обязанностей.
Раздел 3 - "Требования к квалификации" – содержит специальные критерии для определенного уровня профессиональной подготовки специалиста, которые предусматривают характеристики по степени квалификации работы, по выслуге лет (стажу), при необходимости по возрастным, физиологическим показателям и т.д. Основным критерием является стаж работы, необходимый для исполнения должностных обязанностей, согласно предъявляемым требованиям законодателя.
В квалификационных характеристиках нет конкретизации организационно-технических условий трудовой деятельности, и требования установлены исходя из экономических критериев, поэтому при разработке персональных должностных инструкций должны быть учтены все перечни работ, которые полностью востребуют должностные обязанности работника. Также необходимо учесть и степень профессиональной подготовки, что характеризуется специальными нормативными документами, подтверждающими практические и теоретические навыки и знания специалиста – сертификатами на определенный срок деятельности, после окончания которого, необходимо подтверждение соответствия квалификации или присвоения другой.
Так для руководителей первого звена учреждений, предприятий и организаций разрабатываются положения по должности (профессии), для заместителей начальников также предлагаются должностные положения; для специалистов и рядовых работников выработаны должностные инструкции; для работников младшего звена, занимающихся хозяйственной деятельностью, работающих по договору подряда или трудовому соглашению – обязанности по функции деятельности.
Функциональные обязанности также составляются для сотрудников, осуществляющих вспомогательные функции, в том числе и для внешних совместителей. Такое положение в названиях и структуре должностных инструкций хорошо видно на стадии организации трудового процесса при моделировании деятельности самой организации в начале ее работы.
При этом важно учесть потребности трудового процесса с экономической точки зрения, когда учреждение планирует деятельность, исходя из глубокого анализа требований к кандидатам, что облегчают проведение различных процедур при отборе сотрудников по необходимым должностям. Отбор кадров, найм сотрудников, психологическое и квалификационное тестирование, мотивация, оценка и обучение вновь прибывших работников осуществляется в условиях тщательного прогнозирования и планирования фундаментальных основ экономической деятельности учреждения.